Bærum Kommune Eiendom

Eiendom Prosjekt er en egen enhet i Bærum kommunes Eiemdomsavdeling. Prosjektenheten ivaretar byggherrefunksjonen og prosjektansvaret for kommunens investeringsprosjekter innen bygg, vann og avløp, samferdsel, renovasjon og grøntstruktur. Eiendom Prosjekt har 32 ansatte og enheten ivaretar en prosjektportefølje på inntil 1 milliard kroner pr. år.

 

Ole Bjørnar Nilsen, prosjektleder i Bærum Kommune Eiendom har lang historie med JOINT ProsjektHotell.

 

De startet allerede med løsningen i 1999.  I dag er det over 250 brukere av løsningen i Bærum kommune.

 

 

Før vi tok i bruk JOINT ProsjektHotell var samhandlingen mellom de ulike aktører og leverandørene basert på mailutveksling. Alle lagret informasjonen på sine egne Pcer eller firmaets servere. Vi sendte ut mange papirkopier av blant annet tegninger, og det var vanskelig å holde kontroll på om det ble jobbet etter siste versjon. Sporbarheten i forhold til tegningsutsendelser og distribusjon hos mottakerne var dårlig.

 

 

Bærum kommune Eiendom bruker løsningen gjennom alle prosjektfasene, helt fra forprosjektfasen og prosjekteringfasen til selve utførelse av prosjektet og dokumentasjonen i etterkant.

 

Alle prosjektene i Bærum kommune Eiendom bruker JOINT ProsjektHotell. Noe av det viktigste med JOINT ProsjektHotell er funksjonaliteten rundt våre arbeidsprossesser i prosjektene. Vi har tatt i bruk Bygg- og anleggsmalen, og ved hjelp av rådgivere fra JOINT og egen kompetanse har vi laget en tilpasset løsning som fungerer perfekt for oss. Fordelen med JOINT ProsjektHotell er at vi enkelt kan tilpasse løsningen slik at den blir skreddersydd til våre behov og det enkelte prosjekt. Vi har jo mange kontraktører og leverandører som er tilknyttet våre prosjekter og alle bruker JOINT ProsjektHotell i den sammenheng. Dette gjør at alt er transparent for alle og alle vet hvem som har ansvaret og hvor det eventuelt stopper opp i prosjektet. Visualisering av frister fremkommer på hver eneste postering vi gjør i prosjektet.

 

Bruk av funksjonaliteten som JOINT ProsjektHotell har for tegningshåndtering er et godt eksempel på at vi har blitt mer effektive og har spart mye tid og kostnader. Vi sender blant annet ikke ut en eneste tegning i papir lenger, alle må inn i JOINT ProsjektHotell for å få tilgang til og jobbe med tegningene der. Alle i prosjektet vet da at de jobber etter siste og riktige versjon. Tidligere versjoner blir også lagret i en egen historisk database slik at en eventuelt kan gå tilbake til disse.

 

Ved å bruke JOINT ProsjektHotell har kvalitetsikringen i prosjektene våre blitt veldig bra og alt blir logget og sporet, slik at i en eventuell tvist er all dokumentasjon på plass og uomtvistelig. Håndtering av varsler, endringer og avvik har tidligere vært et problem når vi brukte epost og faks. I JOINT ProsjektHotell håndteres dette i egne databaser hvor den trinnvise dokumentflyten er  dokumentert. Vi har full kontroll på hva som ligger hvor, når ting er ferdig og ikke minst hvem som har gjort hva.

 

Bærum Kommune Eiendom er ISO sertifisert innen HMS, Miljø og Kvalitet. Gjennom JOINT ProsjektHotell håndhever de kvalitetsikringen av ISO sertifiseringen.

 

Når det gjelder krav til sluttdokumentasjon løser vi dette gjennom å lagre all dokumentasjonen av våre prosjekter i løsningen og da på en egen server her i kommunen.

 

Effektiviseringsgevinsten ved å bruke JOINT ProsjektHotell hentes ut ved økt kvalitet og sporbarhet i prosjektene. Vi har merket forbedringer i informasjonsflyten og prosessesen med håndtering av tegninger. Vi har også kontroll på alle endringer og avvik. Bestilling av tegninger er effektivisert og kopikostnadene har en forventet nedgang på 20% av totalkostnadene rundt kopiering og printing av dokumenter.

 

Det er vanskelig å beregne kostnadene som er knyttet til at man ikke jobber med riktige versjoner av dokumentasjon og tegninger, men at det er betydelige besparelser og ikke minst at vi sikrer kvalitet i alle ledd.

 

Hverdagen har blitt mye enklere, og vi sparer tid sier Ole Bjørnar Nilsen, prosjektleder i Bærum Kommune Eiendom.